“現(xiàn)在回想起來(lái)，真不知道以前沒(méi)有協(xié)同管理系統(tǒng)的時(shí)候，面對(duì)各類(lèi)雜亂無(wú)章的管理，我們是怎么熬過(guò)來(lái)的。”這是中核第四研究設(shè)計(jì)工程有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“核四院”)經(jīng)營(yíng)發(fā)展部業(yè)務(wù)員的一番感慨。 在姚軻聽(tīng)來(lái)，這應(yīng)該算是對(duì)4年來(lái)企業(yè)信息化建設(shè)成果的最直接的肯定。

作為核四院的信息主管，在過(guò)去的4年中姚軻和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起為這家成立于1958年的國(guó)有企業(yè)進(jìn)行了一次“系統(tǒng)升級(jí)”——構(gòu)建出一套以合同管理為核心的協(xié)同管理系統(tǒng)。對(duì)于“四年磨一劍”的體會(huì)，他的總結(jié)就是一個(gè)思路：“去信息孤島”。

核四院科技信息部 信息主管 姚軻

買(mǎi)了OA，做了協(xié)同

國(guó)企的信息化之路的起步都有類(lèi)似的故事：上一級(jí)主管部門(mén)有了考核要求，這個(gè)要求會(huì)落實(shí)到對(duì)企業(yè)整體的考核評(píng)估中，看起來(lái)有些“政績(jī)工程”的意味，但是到了核四院這里，卻將此視作一次提升管理績(jī)效的最佳機(jī)會(huì)。

核四院是新中國(guó)組建的第一個(gè)也是全國(guó)最大的鈾礦冶設(shè)計(jì)院。業(yè)務(wù)領(lǐng)域主要包括鈾礦冶、核工程、核三廢退役、環(huán)保、醫(yī)藥化工、民用建筑等領(lǐng)域，主營(yíng)業(yè)務(wù)主要包括工程設(shè)計(jì)、技術(shù)咨詢(xún)、工程總承包、工程監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造、工程造價(jià)、施工圖審查、環(huán)評(píng)等方面。這樣的業(yè)務(wù)布局決定了企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)質(zhì)應(yīng)該是圍繞項(xiàng)目來(lái)推進(jìn)。但實(shí)際上，和其他擁有悠久歷史的國(guó)有企業(yè)一樣，眾多的職能部門(mén)其實(shí)有自己的工作思路和節(jié)奏，單純的辦公自動(dòng)化只能是信息上網(wǎng)。

“企業(yè)信息化的健康發(fā)展一定要有一個(gè)科學(xué)的信息化頂層設(shè)計(jì)來(lái)做指導(dǎo)。”這成為姚軻的出發(fā)點(diǎn)。他做的第一件事就是讓上層領(lǐng)導(dǎo)們明白這件事情的重要性。

致遠(yuǎn)軟件協(xié)同研究院院長(zhǎng)劉古權(quán)在這個(gè)階段參與到其中。在一次與核四院高層領(lǐng)導(dǎo)的管理業(yè)務(wù)討論中，劉古權(quán)院長(zhǎng)提出的信息化管理的重要結(jié)果，是能夠把以往不明確的權(quán)責(zé)通過(guò)軟件系統(tǒng)進(jìn)行固化，實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)和任務(wù)到人，對(duì)職能和生產(chǎn)部門(mén)的權(quán)利進(jìn)行約束，這打動(dòng)了公司管理層的心。

隨后， 核四院委托致遠(yuǎn)軟件協(xié)同研究院根據(jù)核四院的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、管控模式、運(yùn)營(yíng)模式，結(jié)合信息化現(xiàn)狀，完成業(yè)務(wù)流程優(yōu)化咨詢(xún)以及五年信息化發(fā)展規(guī)劃。接下來(lái)，核四院的協(xié)同管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)正式步入正軌。

最早進(jìn)行建設(shè)的是日常行政系統(tǒng)，比如公文收發(fā)、印章管理、會(huì)議管理等等。在隨后的時(shí)間里，在此基礎(chǔ)上，姚軻和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了更深度的應(yīng)用探索：以公車(chē)管理為例，不僅可以通過(guò)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)公車(chē)的申請(qǐng)和審批，還可實(shí)現(xiàn)司機(jī)的調(diào)配和出車(chē)記錄登記，并可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)出每個(gè)車(chē)輛行駛小時(shí)數(shù)、公里數(shù)、加油費(fèi)，以及每個(gè)司機(jī)的出車(chē)小時(shí)數(shù)、行駛公里數(shù)、出車(chē)補(bǔ)貼、用餐補(bǔ)貼等。這些數(shù)據(jù)協(xié)同關(guān)聯(lián)到車(chē)輛管理部和財(cái)務(wù)部，便利其進(jìn)行成本核算和精細(xì)化的管理，最終以達(dá)到降低成本的目的。

在基礎(chǔ)項(xiàng)目中協(xié)同“小試牛刀”之后，經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人力、保密、安全、信息化、檔案、資產(chǎn)、三體系、客戶(hù)、供應(yīng)商管理等工作也紛紛納入?yún)f(xié)同管理系統(tǒng)中。例如，通過(guò)客戶(hù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)客戶(hù)信息資源的管控以及對(duì)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的跟蹤和執(zhí)行;通過(guò)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，輔助供應(yīng)商的審核與準(zhǔn)入機(jī)制;通過(guò)信息設(shè)備資產(chǎn)臺(tái)賬管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了符合保密要求的責(zé)任到人的資產(chǎn)管理。”姚軻表示，這些在以往較獨(dú)立的職能業(yè)務(wù)在協(xié)同系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中，也進(jìn)行了一次內(nèi)部業(yè)務(wù)的梳理和創(chuàng)新。例如，在業(yè)績(jī)考核方面，常規(guī)做法是在年初做目標(biāo)，每個(gè)季度出做任務(wù)分解，每季度末做匯報(bào)，各個(gè)部門(mén)憑主觀印象進(jìn)行打分。而現(xiàn)在，通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)度與產(chǎn)值管理系統(tǒng)，可將每個(gè)項(xiàng)目組成員的工作進(jìn)度和完成情況轉(zhuǎn)化為產(chǎn)值系數(shù)，而產(chǎn)值系數(shù)將作為獎(jiǎng)金分配的重要依據(jù)。

在各職能與生產(chǎn)部門(mén)幾乎都已經(jīng)習(xí)慣于使用信息系統(tǒng)之后，對(duì)于運(yùn)營(yíng)大體系的改造終于登臺(tái)了。

業(yè)務(wù)主導(dǎo)，做實(shí)權(quán)責(zé)分明

核四院大量的日常工作是各類(lèi)項(xiàng)目的跟蹤、立項(xiàng)、審核和執(zhí)行。在以往，所有的文檔需在不同的職能部門(mén)之間傳遞。審批不及時(shí)和信息遺漏都時(shí)有發(fā)生。在設(shè)計(jì)協(xié)同管理體系的時(shí)候，姚軻就明確的意識(shí)到，這種業(yè)務(wù)部門(mén)跟著職能部門(mén)走的思路要調(diào)整。

首先，他們借助信息化實(shí)現(xiàn)了“三體系管理”的落地，依據(jù)審批流程，設(shè)置了流程的節(jié)點(diǎn)控制。例如：當(dāng)在系統(tǒng)內(nèi)完成了“項(xiàng)目立項(xiàng)登記”之后，才可發(fā)起“項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告”環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)完成之后，才可正式進(jìn)入設(shè)計(jì)策劃、設(shè)計(jì)過(guò)程、設(shè)計(jì)交付等審批環(huán)節(jié)。

“簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是原本各個(gè)部門(mén)是單獨(dú)的個(gè)體，業(yè)務(wù)的辦理是依照各部門(mén)的節(jié)奏完成，現(xiàn)在我們通過(guò)協(xié)同管理平臺(tái)，將這些單獨(dú)的個(gè)體部門(mén)串聯(lián)到了一條生產(chǎn)線上，上一個(gè)部門(mén)完成自己的職能之后直接將業(yè)務(wù)推送到下一個(gè)部門(mén)，由于每一個(gè)環(huán)節(jié)都以項(xiàng)目編號(hào)或合同編號(hào)為主線，這樣所有的工作開(kāi)展都轉(zhuǎn)換為圍繞業(yè)務(wù)的節(jié)奏來(lái)開(kāi)展。”姚軻表示。

這樣的調(diào)整改變的不僅僅是工作的方式，還包括工作的內(nèi)涵。在以合同為主線的協(xié)同管理系統(tǒng)中，涉及到客戶(hù)、供應(yīng)商的信息調(diào)用、涉及到項(xiàng)目信息、金額和文本的更新，多部門(mén)在一個(gè)協(xié)同平臺(tái)上工作，最大的好處是所有的信息能夠?qū)崟r(shí)同步更新到合同管理的檔案中，形成一套標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這為今后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提供實(shí)時(shí)而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源。

“以合同為主線，把各個(gè)系統(tǒng)串聯(lián)起來(lái)， 從一定程度上規(guī)避了’信息孤島’，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。”姚軻說(shuō)。

不難看出，從單個(gè)系統(tǒng)信息化，到逐步實(shí)現(xiàn)多個(gè)信息系統(tǒng)的協(xié)同應(yīng)用，到最終搭建起一個(gè)以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)為主導(dǎo)的協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)，核四院這一次的“系統(tǒng)升級(jí)”是一個(gè)有規(guī)劃、從易到難的系統(tǒng)化過(guò)程。

一直關(guān)注這一項(xiàng)目的致遠(yuǎn)軟件協(xié)同研究院院長(zhǎng)劉古權(quán)表示，這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施表明，一旦在各應(yīng)用需求設(shè)計(jì)的時(shí)候就考慮到了協(xié)同應(yīng)用的需求，最后整個(gè)系統(tǒng)就不會(huì)存在 “信息孤島”。

姚軻最后提到，企業(yè)信息化最大的推動(dòng)阻力其實(shí)還是人的因素，因?yàn)樾畔⒒瘡母�本上這改變了企業(yè)原有的管理模式和人的傳統(tǒng)工作習(xí)慣。對(duì)此，我們采取的措施是，對(duì)于新建的信息系統(tǒng)，力爭(zhēng)做到建設(shè)一個(gè)，用成功一個(gè)，不盲目追求系統(tǒng)數(shù)量，應(yīng)注重系統(tǒng)應(yīng)用成功率，因此在系統(tǒng)建設(shè)的最初起步階段不應(yīng)追求一擁而上、全面鋪開(kāi)、大而全的方式，而是遵循先易后難，先急后緩的策略，各業(yè)務(wù)部門(mén)理清自己的重點(diǎn)需求，將這些需求排序，最先解決工作思路清晰、需求詳實(shí)、最能給生產(chǎn)帶來(lái)效率的流程，讓這一部分重點(diǎn)流程迅速的在公司應(yīng)用起來(lái)，讓全公司的員工首先感到信息化帶來(lái)的便利，真正解決企業(yè)燃眉之急，也正是由于這些既和員工自身利益相關(guān)，又能切實(shí)推動(dòng)企業(yè)管理水平提升的系統(tǒng)陸續(xù)投入使用，使全公司對(duì)信息化的帶來(lái)的效率提升有了切實(shí)的感受，逐步帶動(dòng)了整個(gè)企業(yè)的信息化風(fēng)潮，這方式不但能提高信息化投資效益率，更能提高企業(yè)推進(jìn)信息化的信心!